ระบบจัดการค่าใช้จ่ายผู้รับเหมาเป็นเครื่องมือสำหรับใช้งานภายในองค์กร นโยบายนี้อธิบายว่าระบบเก็บรวบรวม ใช้ และดูแลข้อมูลส่วนบุคคลอย่างไร เพื่อให้สอดคล้องกับพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA)

1. ข้อมูลที่ระบบจัดเก็บ

• บัญชีผู้ใช้งาน: ชื่อผู้ใช้ ชื่อ-นามสกุล และสิทธิ์การใช้งาน (role) ของพนักงานที่ได้รับอนุญาตให้เข้าใช้ระบบ รหัสผ่านจะถูกเข้ารหัส (hashed) ก่อนจัดเก็บ ไม่มีการเก็บรหัสผ่านในรูปแบบข้อความปกติ
• ข้อมูลผู้รับเหมา: ชื่อ เบอร์โทรศัพท์ และหมายเหตุที่เกี่ยวข้อง เพื่อใช้ในการอ้างอิงและติดตามงาน/ค่าใช้จ่ายของแต่ละโครงการ
• ข้อมูลค่าใช้จ่าย: ชื่อผู้ขอเบิก จำนวนเงิน วันที่ และรายละเอียด/หมายเหตุ ของแต่ละรายการค่าใช้จ่าย
• ประวัติการใช้งาน: ผู้บันทึก/แก้ไขข้อมูล (created by) สำหรับการตรวจสอบย้อนหลัง

ระบบไม่จัดเก็บข้อมูลอ่อนไหว เช่น เลขบัตรประชาชน ที่อยู่ อีเมลส่วนบุคคล หรือข้อมูลบัญชีธนาคาร

2. วัตถุประสงค์ในการใช้ข้อมูล

• เพื่อการยืนยันตัวตนและควบคุมสิทธิ์การเข้าใช้งานระบบ
• เพื่อบันทึก ติดตาม และอนุมัติค่าใช้จ่ายของโครงการและผู้รับเหมา
• เพื่อจัดทำรายงานและตรวจสอบความถูกต้องของงบประมาณภายในองค์กร

ระบบไม่นำข้อมูลไปใช้เพื่อการตลาด การขาย หรือส่งต่อให้บุคคลภายนอกที่ไม่เกี่ยวข้อง

3. การเข้าถึงและการเปิดเผยข้อมูล

ข้อมูลในระบบเข้าถึงได้เฉพาะพนักงานที่ได้รับสิทธิ์ตามบทบาทหน้าที่ (role-based access) และจะไม่ถูกเปิดเผยต่อบุคคลภายนอกองค์กร เว้นแต่มีกฎหมายกำหนดให้ต้องเปิดเผย

4. ระยะเวลาการจัดเก็บ

ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ตราบเท่าที่ยังจำเป็นต่อการดำเนินงานและตรวจสอบของโครงการ และตามระยะเวลาที่กฎหมาย/ระเบียบภายในองค์กรกำหนด

5. สิทธิของเจ้าของข้อมูล

พนักงานและผู้รับเหมาที่มีข้อมูลอยู่ในระบบมีสิทธิ์ขอเข้าถึง แก้ไขให้ถูกต้อง หรือสอบถามรายละเอียดการประมวลผลข้อมูลของตนเองได้ โดยติดต่อผู้ดูแลระบบหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบด้าน PDPA ขององค์กร

6. การรักษาความปลอดภัย

ระบบใช้การเข้ารหัสรหัสผ่าน (password hashing) และการยืนยันตัวตนด้วยเซสชันที่มีลายเซ็นดิจิทัล (signed session) เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุกกี้ที่ใช้ได้ที่ การจัดการ Cookies

7. การเปลี่ยนแปลงนโยบาย

นโยบายนี้อาจได้รับการปรับปรุงเป็นครั้งคราวเพื่อให้สอดคล้องกับการทำงานของระบบและข้อกำหนดทางกฎหมาย